Sosiaalisen median ohje – PSG Turva Oy

Tämän ohjeen tarkoituksena on auttaa sinua, kun osallistut sosiaalisen median erilaisiin yhteisöihin, kuten Facebookiin, Twitteriin, YouTubeen jne. Tällaiset yhteisöt voivat olla erinomainen tapa kommunikoida ystävien kanssa tai välittää tietoa asiakkaille ja muille sidosryhmille. Muista kuitenkin, että osallistuessasi yhteisöihin et voi kontrolloida, kuka lukee viestiäsi, että viestisi voi levitä muihin yhteisöihin ja että et voi poistaa sitä.

Sosiaalinen media on merkittävä osa yhteiskunnallista vaikuttamista ja yritysten viestintää. Siellä julkaistut kirjoitukset voivat pahimmillaan aiheuttaa yrityksille merkittävää vahinkoa, vaikka kommentti olisi julkaistu omassa yksityisessä profiilissa. Vastaamme henkilökohtaisesti omasta työstämme ja myös sosiaalisen median käytöstämme.

Sosiaalisessa mediassa pätevät samat tietoturvaan ja yksityisyyden suojaan liittyvät säännöt, jotka ovat voimassa arkielämässä. Harkitse tarkkaan mitä tietoja jaat sosiaalisessa mediassa, sillä kerran julkaistu kommentti voi levitä laajalle.

 

Kriisiviestintä

Kriisiviestintätapauksissa kriisiviestintäryhmä ja toimitusjohtaja tai kriisinhallintaorganisaation nimeämä vastuuhenkilö vastaa yhtiön nimissä tehtävistä kannanotoista. Pidättäydy kommentoimasta asioita joita et tunne, vältä vääriä tulkintoja. Kriisiviestinnässä on tärkeätä seuraavat ominaisuudet; nopeus, avoimuus, rehellisyys, aloitteellisuus ja vastuullisuus sekä inhimillisyys. Kriisiviestinnän tulee olla avointa, aktiivista ja luotettavaa viestintää olennaisimmista asioista. Avoimuus edellyttää viestintäauliutta, sanoman ymmärrettävyyttä ja yksiselitteisyyttä sekä lisäksi vastaanottajan tiedontarpeen tyydyttämistä. Tilanteen tai tapahtuman ilmaiseminen sosiaalisessa mediassa on ehdottomasti kielletty, jokaista työntekijää sitoo Laissa yksityisistä turvallisuuspalveluista määritelty salassapitovelvollisuus.

9 § Salassapitovelvollisuus

Turvallisuusalan elinkeinolupaa edellyttävän toiminnan harjoittaja, vastaava hoitaja tai vartija ei saa oikeudettomasti ilmaista eikä käyttää omaksi tai toisen hyödyksi taikka toista vahingoittaakseen, mitä hän vartioimistehtävässään on saanut tietää toimeksiannon osapuolen tai työnantajansa salassa pitämistä tai salassa pidettäväksi säädetyistä turvallisuusjärjestelyistä, liike- tai ammattisalaisuudesta taikka henkilön yksityiselämän piiriin kuuluvista seikoista.

Oikeudettomana ilmaisemisena ei pidetä tietojen ilmaisemista poliisimiehelle rikoksen paljastamiseksi tai selvittämiseksi.

Salassapitovelvollisuus säilyy tehtävän päätyttyä.

Tiedottamiselle asetetaan kriisitilanteessa suuret vaatimukset. Sen on oltava nopeaa, selkeää, luotettavaa ja avointa. Tämän vuoksi tilanteissa viestintä keskitetään ainoastaan toimitusjohtajalle sekä kriisinhallintaryhmälle, jotta voimme taata luotettavan tiedottamisen asiassa.

 

Sosiaalisen median säännöt

1. PSG Turva Oy pitää sosiaalista mediaa tärkeänä ja kiinnostavana mahdollisuutena, uusia toimintamalleja ja avoimuutta ylläpitävänä mediana. Yritys suhtautuu myönteisesti työntekijöiden sosiaalisen median käyttöön.

2. Huomioi julkaisuissasi, mitä velvoitteita sinulle on salassapidon osalta määrätty Laissa Yksityisistä tuvallisuuspalveluista, Laissa yksityisyydensuojasta työelämässä sekä Henkilötietolain osalta. Huomioi myös, että ammatti- ja liikesalaisuuksien ilmaiseminen on kielletty, samoin sinulla on velvollisuus olla lojaali työnantajaa kohtaan. Lojaalisuusvelvoite kieltää julkaisemasta työnantajan liiketoimintaa tai julkisuuskuvaa vahingoittavia tietoja julkisesti.

3. Ilman toimitusjohtajan lupaa on kielletty julkaisemasta kuvia, joissa näkyy tunnistettavasti yrityksen käyttämä toimiasu, ajoneuvo tai yrityksen logo. Samoin on ehdottomasti kielletty julkaisemasta kuvia toimeksiannon kohteesta.

4. Jos kirjoitat viestejä julkisiin keskusteluryhmiin varmista, että viestisi liittyy ryhmän aiheeseen. Ole kohtelias ja ystävällinen, äläkä tarkoituksella provosoi riitoja tai hauku muita keskustelijoita.

5. Tee selväksi muille keskusteluun osallistuville, milloin puheenvuorosi edustaa työnantajan mielipidettä ja milloin yksityisajattelua. Asiallista sosiaalisen median käytöstä edellytetään jokaiselta työntekijältä, ei pelkästään yrityksen johdolta tai virallisen yritysprofiilin ylläpitäjältä. Mikäli työnantajan nimi näkyy profiilissasi, voidaan kommenttisi tulkita olevan työnantajan hyväksymä mielipide.

6. Yhtiön nimissä perustettua yhteisöprofiilia päivittää ainoastaan tehtävään erikseen toimitusjohtajan nimeämät henkilöt.

7. Verkossa keskustelu on usein kärjekästä ja polarisoitunutta, jonka vuoksi työntekijän tulee huomioida, että mielipiteesi saatetaan tulkita yleisesti yrityksen epäviralliseksi kannanotoksi. Kiusaaminen, syrjintä ja epäasialliset kommentit eivät kuulu nettiin.

8. Kuuntele muita ennen kuin itse osallistut. Tunne nettietiketti ja kunnioita yhteisöjen toimintatapoja. Olet itse vastuussa omista sanomisistasi.

9. Internettiin kerran julkaistu säilyy siellä pysyvästi. Jos asian julkaiseminen arveluttaa, mieti vielä kerran. Älä sano netissä sellaista mitä et sanoisi julkisella paikalla. Harkitse ja kysy esimieheltäsi, kun et ole varma miten toimia. Tunnista avoimuuden rajat, vaali kanssaihmisten yksityisyyden suojaa niin kuin omaasi.

10. Jos muutat alkuperäistä sanomaasi, kerro se. Jos olet tehnyt virheen, myönnä se heti. 11. Huolehdi tietoturvasta, tietosuojasta ja yksityisyydestäsi.

 

Asiakaslähtöistä sekä kotimaista turvallisuuspalvelua
Lähetä
Lähetä